Hafan > Busnes > Gwerthu i'r Cyngor > Y Broses Gaffael

Y Broses Gaffael

Rydym ni’n caffael ein busnes i gyd drwy ddefnyddio proses gystadleuol, boed hynny’n cymharu dyfynbrisiau am bryniannau rhad neu fynd drwy’r weithdrefn dendro ffurfiol am gontractau uwch eu pris.
Ein cam cyntaf yw canfod a yw'r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau yn dod dan gontract neu fframwaith presennol. Os ydynt, yna mae'n rhaid i ni ddefnyddio'r cyflenwr hwnnw. Os nad ydynt, yna bydd gwerth y contract yn effeithio ar y broses gaffael (gwelwch isod).
Mae gwerth contract yn cael ei bennu drwy amcangyfrif gwerth y nwyddau, y gwasanaethau neu’r gwaith angenrheidiol a hyd y contract.

Cytundebau gwerth llai na £10,000 (Nwyddau/Gwasanaethau/Gwaith)

Bydd angen o leiaf un dyfynbris ysgrifenedig ar gyfer y cytundebau hyn  a chaiff y cyflenwyr eu dewis oddi ar y Rhestr Gymeradwy os oes rhestr briodol ar gael. Os nad oes rhestr gymeradwy ar gael, yna byddwn yn hysbysebu ar GwerthwchiGymru a PROACTIS.

Cytundebau gwerth rhwng £10,001 a £25,000 (Nwyddau/Gwasanaethau/Gwaith)

Bydd angen o leiaf tri dyfynbris ysgrifenedig ar gyfer y cytundebau hyn  a chaiff y cyflenwyr eu dewis oddi ar y Rhestr Gymeradwy os oes rhestr briodol ar gael. Os nad oes rhestr gymeradwy ar gael, yna byddwn yn hysbysebu ar GwerthwchiGymru a PROACTIS.

Cytundebau gwerth rhwng £25,001 a Throthwy OJEU (Nwyddau/Gwasanaethau/Gwaith)

Fel arfer bydd y rhain yn cael eu hysbysebu ar GwerthwchiGymru a PROACTIS a bydd angen o leiaf pedwar tendr ffurfiol.

Cytundebau gwerth rhwng £25,001 a £250,000 (Gwaith)

Bydd angen o leiaf pedwar dyfynbris ysgrifenedig ar gyfer y cytundebau hyn  a chaiff y cyflenwyr eu dewis oddi ar y Rhestr Gymeradwy os oes rhestr briodol ar gael. Os nad oes rhestr gymeradwy ar gael, yna byddwn yn hysbysebu ar GwerthwchiGymru a PROACTIS.

Cytundebau gwerth dros drothwy OJEU  (Nwyddau/Gwasanaethau/Gwaith)

Fel arfer bydd y rhain yn cael eu hysbysebu ar GwerthwchiGymru a PROACTIS a bydd angen o leiaf pum tendr ffurfiol.

Trothwy presennol yr UE ar gyfer nwyddau a gwasanaeth yw  £172,514. Os yw gwerth contract  yn fwy na hyn, ac nad yw wedi ei eithrio (h.y. gwasanaeth Rhan B), yna bydd rheolau’r UE yn berthnasol. Mae’r rheolau hyn yn nodi amserlenni a gofynion ar gyfer pob cam o’r broses. Bydd yn rhaid i dendrau ar gyfer Nwyddau a Gwasanaethau dros y swm hwn gael eu hysbysebu ar Gyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) trwy wefan GwerthwchiGymru a PROACTIS, ac maent yn amodol ar broses dendro ffurfiol dan Gyfarwyddebau Caffael Ewropeaidd.  
Gwaith
Trothwy presennol yr UE ar gyfer Gwaith (h.y. gwaith adeiladu) yw £4,332,012. Bydd yn rhaid i dendrau ar gyfer Gwaith dros y swm hwn gael eu hysbysebu ar Gyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) trwy wefan GwerthwchiGymru a PROACTIS, ac maent yn amodol ar broses dendro ffurfiol dan Gyfarwyddebau Caffael Ewropeaidd.  

Gwahoddiad i dendro

Sut i baratoi eich tendr
Darllenwch y dogfennau’n ofalus a darparu’r holl wybodaeth a geisir.  Os bydd gennych unrhyw ymholiadau, dylech eu mynegi i’r swyddog cyswllt a nodwyd o fewn dogfennaeth y tendr.  Gofalwch eich bod yn cyflwyno’r tendr fydd wedi ei gwblhau erbyn y dyddiad priodol
Wrth ystyried prynu, mae’n rhaid i ni ganiatáu amser rhagnodedig neu resymol i ddarpar gyflenwyr ymateb, ac i ni wneud ein hasesiadau.  Gall y broses yma gymryd sawl mis i’w chwblhau.

Dyfarnu Contract
Os byddwch chi’n llwyddiannus â chyflwyniad eich tendr fe’ch hysbysir yn ysgrifenedig a gellid gofyn i chi arwyddo ffurflen cytundeb.  Fe hysbysir pob un o’r cynigwyr aflwyddiannus o’r sawl fydd wedi ennill y tendr a sut yr oedd eu cyflwyniad yn cymharu â’r fid lwyddiannus.  Pan ddyfernir contract, byddem yn gweithio’n ôl rheolau ein gweithdrefn contract, sy’n hyrwyddo arferion caffael da, atebolrwydd cyhoeddus ac yn atal llygredd.
Telerau ac amodau
Mae pob tendr yn amodol ar amodau a thelerau.
Gwybodaeth ychwanegol
Os oes gennych chi nwyddau neu wasanaethau y credwch y byddai adran â diddordeb yn eu prynu, yna dylech gysylltu â’r adran honno.  Cofiwch y bydd y tîm caffael yn goruchwylio’r prosiectau ac yn cynnig cyngor ar faterion caffael, ond yr adran piau’r dewis os oes ganddyn nhw ddiddordeb yn eich nwyddau neu wasanaeth.